Auftragsverarbeitungsvertrag für die RightSlot-Plattform

gemäß Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Version: 1.0
Stand: 24. Juli 2026
Gültig ab: 24. Juli 2026
Status: PROD / Go-Live
Vertragssprache: Deutsch

Präambel

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die AutoFlow Robotics s.r.o. im Auftrag eines gewerblichen Anbieters, der die SaaS-Plattform „RightSlot“ nutzt.

Der AVV wird als eigenständiges, versioniertes Vertragsdokument in die B2B-Anbieterbedingungen für die RightSlot-Plattform einbezogen. Er wird wirksam, sobald der Anbieter die B2B-Anbieterbedingungen und diesen AVV elektronisch akzeptiert oder die Parteien den AVV auf andere Weise in Text- oder Schriftform abschließen.

Die elektronische Annahme wird insbesondere durch die Identität des Anbieter-Accounts beziehungsweise Tenants, die akzeptierte Dokumentversion, Datum und Uhrzeit, die handelnde Nutzerkennung und die verwendete Vertragssprache dokumentiert.

Teil A – Vertragsbestimmungen

1. Parteien

1.1 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne dieses AVV ist der in der RightSlot-Bestellung, im Anbieter-Account beziehungsweise im Tenant bezeichnete gewerbliche Anbieter.

Nachfolgend „Verantwortlicher“, „Anbieter“ oder „Provider“.

Der Verantwortliche bestätigt, dass die Person, die diesen AVV elektronisch akzeptiert oder unterzeichnet, zum Abschluss des AVV und zur Erteilung datenschutzrechtlicher Weisungen berechtigt ist.

1.2 Auftragsverarbeiter

Auftragsverarbeiter ist:

AutoFlow Robotics s.r.o.
Rohanské nábřeží 657/7
186 00 Praha 8
Tschechische Republik

Eingetragen beim Městský soud v Praze, Obchodní rejstřík, oddíl C, vložka 442964
IČO: 245 96 973

Allgemeiner Kontakt: info@autoflowrobotics.com
Datenschutzkontakt: data-protection@autoflowrobotics.com

Nachfolgend „Auftragsverarbeiter“, „RightSlot“ oder „AutoFlow Robotics“.

2. Definitionen

Für diesen AVV gelten die Definitionen der DSGVO. Zusätzlich gelten folgende Begriffe:

• Anbieterdaten sind personenbezogene Daten, die RightSlot nach den Zwecken und dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen verarbeitet.
• Tenant ist der logisch abgegrenzte Mandantenbereich des Verantwortlichen innerhalb von RightSlot.
• Hauptvertrag sind die B2B-Anbieterbedingungen, eine individuelle Bestellung, ein Angebot, ein Enterprise-Vertrag und die dazugehörigen Preis- und Leistungsdokumente.
• Weisung ist eine dokumentierte Anordnung des Verantwortlichen zur Verarbeitung von Anbieterdaten.
• Unterauftragsverarbeiter ist ein weiterer Auftragsverarbeiter, den RightSlot zur Verarbeitung von Anbieterdaten einsetzt.
• Datenschutzverletzung ist eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 12 DSGVO.
• Drittland ist ein Staat außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums.
• Werktag ist ein Montag bis Freitag mit Ausnahme gesetzlicher Feiertage am Sitz von RightSlot.

3. Gegenstand und Rangfolge

3.1 Gegenstand

RightSlot verarbeitet Anbieterdaten ausschließlich zur Bereitstellung der im Hauptvertrag vereinbarten Terminbuchungs-, Storefront-, Verwaltungs-, Kommunikations-, Ressourcen- und Zahlungsstatusfunktionen.

Die Einzelheiten der Verarbeitung ergeben sich aus Anlage 1 – Beschreibung der Auftragsverarbeitung.

3.2 Vorrang

Bei Widersprüchen zwischen diesem AVV und dem Hauptvertrag geht dieser AVV hinsichtlich der Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten vor.

Individuelle schriftliche Vereinbarungen gehen diesem AVV nur vor, wenn sie ausdrücklich als Abweichung von diesem AVV bezeichnet sind und die gesetzlichen Anforderungen des Art. 28 DSGVO einhalten.

3.3 Abgrenzung eigener Verantwortlichkeit

Dieser AVV gilt ausschließlich für Verarbeitungen, bei denen RightSlot personenbezogene Daten im Auftrag und nach den Zwecken des Verantwortlichen verarbeitet.

Nicht Gegenstand dieses AVV sind Verarbeitungen, bei denen AutoFlow Robotics eigene Zwecke und wesentliche Mittel bestimmt. Dies betrifft insbesondere:

• Registrierung, Verwaltung und Abrechnung des Provider-Accounts;
• eigene Vertrags-, Rechnungs- und Betreiberkommunikation;
• IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr und eigene Sicherheitsprotokolle;
• Plattformanalyse mit selbst gehostetem Plausible Analytics;
• Provider-Verifikation und eigene Complianceprüfungen;
• Dokumentation rechtserheblicher Erklärungen und Rechtsverteidigung;
• DSA-Meldungen, Inhaltsmoderation und Behördenkommunikation;
• DAC7- und sonstige eigene steuerliche Meldepflichten;
• eigene gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten.

Für diese Verarbeitungen gelten die RightSlot-Datenschutzerklärung und die jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorschriften.

4. Dauer der Auftragsverarbeitung

4.1 Beginn

Die Auftragsverarbeitung beginnt mit Wirksamwerden dieses AVV und der erstmaligen Verarbeitung von Anbieterdaten.

4.2 Laufzeit

Die Auftragsverarbeitung dauert grundsätzlich für die Laufzeit des Hauptvertrags.

4.3 Ende

Die Auftragsverarbeitung endet erst, wenn:

• der Hauptvertrag beendet ist,
• die vereinbarte Export- und Nachlaufphase abgelaufen ist und
• sämtliche Anbieterdaten nach Maßgabe dieses AVV zurückgegeben, gelöscht oder wirksam anonymisiert wurden,

soweit keine zwingende gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Für Daten in Sicherungskopien endet die Verarbeitung mit deren Löschung oder planmäßiger Überschreibung nach Anlage 5 – Rückgabe- und Löschkonzept.

5. Rollen und Verantwortlichkeiten

5.1 Verantwortlicher

Der Anbieter bestimmt im Rahmen der Plattformfunktionen die fachlichen Zwecke und wesentlichen inhaltlichen Mittel der Verarbeitung von:

• Endkunden- und Interessentendaten;
• Buchungs- und Termindaten;
• Team-, Mitarbeiter- und Ressourcendaten;
• Verfügbarkeiten und Zuordnungen;
• providerseitiger Kundenkommunikation;
• zulässigen providerseitigen Notizen und Inhalten.

Der Anbieter ist für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung verantwortlich.

5.2 Auftragsverarbeiter

RightSlot verarbeitet Anbieterdaten ausschließlich:

• auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen;
• zur Erfüllung des Hauptvertrags;
• nach diesem AVV;
• nach zwingendem Unionsrecht oder anwendbarem nationalem Recht.

5.3 Funktionale Rollenbestimmung

Die datenschutzrechtlichen Rollen richten sich nach der tatsächlichen Verarbeitung und nicht allein nach ihrer Bezeichnung in einem Vertrag.

Soweit RightSlot Anbieterdaten entgegen diesem AVV für eigene, nicht gesetzlich erforderliche Zwecke verarbeitet und dadurch selbst Zwecke und wesentliche Mittel bestimmt, gelten hierfür die gesetzlichen Folgen einer eigenen Verantwortlichkeit.

5.4 Keine gemeinsame Verantwortlichkeit durch diesen AVV

Dieser AVV begründet keine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO.

Sollte eine konkrete Verarbeitung nach ihrer tatsächlichen Ausgestaltung eine gemeinsame Verantwortlichkeit begründen, werden die Parteien vor Fortführung der betreffenden Verarbeitung eine gesonderte Vereinbarung abschließen.

6. Weisungen des Verantwortlichen

6.1 Dokumentierte Weisungen

Als dokumentierte Weisungen gelten insbesondere:

• dieser AVV und der Hauptvertrag;
• Einstellungen und Konfigurationen, die weisungsberechtigte Nutzer im Dashboard vornehmen;
• rechtmäßig ausgelöste Buchungs-, Kommunikations-, Export-, Änderungs- und Löschfunktionen;
• Supportanfragen und Weisungen in Textform;
• individuelle schriftliche Vereinbarungen.

6.2 Weisungsberechtigte Personen

Weisungen dürfen ausschließlich durch:

• den im Anbieter-Account hinterlegten Owner;
• einen ausdrücklich bevollmächtigten Administrator;
• eine in Anlage 4 oder im Dashboard dokumentierte weisungsberechtigte Person

erteilt werden.

RightSlot darf die Identität und Vertretungsbefugnis der weisenden Person prüfen.

6.3 Weisungswege

Weisungen können erteilt werden:

• über die dafür vorgesehenen Plattformfunktionen;
• über authentifizierte Supportkanäle;
• per E-Mail von einer verifizierten geschäftlichen Adresse;
• in einer individuell vereinbarten Form.

Weisungen mit erhöhtem Risiko können eine zusätzliche Authentifizierung oder Bestätigung erfordern.

6.4 Rechtswidrige Weisungen

Ist RightSlot der Auffassung, dass eine Weisung gegen die DSGVO oder andere anwendbare Datenschutzvorschriften verstößt, informiert RightSlot den Verantwortlichen unverzüglich.

RightSlot darf die Ausführung der betreffenden Weisung bis zur Klärung aussetzen. Eine Aussetzung erfolgt nur im erforderlichen Umfang.

6.5 Zusätzliche Weisungen

Zusätzliche Weisungen, die nicht durch die Standardfunktionen und den vereinbarten Leistungsumfang abgedeckt sind, werden nach vorheriger Abstimmung umgesetzt, soweit sie:

• rechtmäßig;
• technisch möglich;
• sicher;
• wirtschaftlich zumutbar

sind.

RightSlot darf für außergewöhnliche Zusatzleistungen ein angemessenes Entgelt verlangen, sofern die Notwendigkeit nicht durch einen von RightSlot zu vertretenden Verstoß verursacht wurde.

6.6 Gesetzlich verpflichtende Verarbeitung

Ist RightSlot nach Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats zur Verarbeitung ohne Weisung verpflichtet, informiert RightSlot den Verantwortlichen vor der Verarbeitung über die betreffende rechtliche Anforderung, soweit das Gesetz eine solche Information nicht aus wichtigem öffentlichem Interesse verbietet.

7. Pflichten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche gewährleistet insbesondere, dass:

1. für jede Verarbeitung von Anbieterdaten eine tragfähige Rechtsgrundlage besteht;
2. betroffene Personen nach Art. 12 bis 14 DSGVO ordnungsgemäß informiert werden;
3. nur erforderliche, richtige und angemessene Daten in RightSlot verarbeitet werden;
4. Aufbewahrungs- und Löschfristen festgelegt und umgesetzt werden;
5. die Rechte betroffener Personen fristgerecht erfüllt werden;
6. seine Mitarbeiter und Nutzer nur erforderliche Zugriffsrechte erhalten;
7. Weisungen rechtmäßig, dokumentiert und hinreichend bestimmt sind;
8. keine unzulässigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden;
9. erforderliche Datenschutz-Folgenabschätzungen durchgeführt werden;
10. gesetzliche Melde- und Benachrichtigungspflichten erfüllt werden;
11. die Sicherheit seiner Endgeräte, Nutzerkonten, Zugangsdaten und internen Prozesse gewährleistet wird;
12. der sichere Buchungszugang und sonstige Zugangsinformationen nicht unberechtigt weitergegeben werden.

Der Verantwortliche informiert RightSlot unverzüglich über erkennbare Fehler, unzulässige Verarbeitungen, kompromittierte Nutzerkonten oder sonstige Sicherheitsrisiken in seinem Verantwortungsbereich.

8. Vertraulichkeit und berechtigte Personen

8.1 Vertraulichkeitsverpflichtung

RightSlot stellt sicher, dass Personen, die Zugang zu Anbieterdaten erhalten:

• zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen;
• Anbieterdaten nur auf dokumentierte Weisung und im Rahmen ihrer Aufgaben verarbeiten;
• über Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen unterrichtet werden;
• nur die für ihre Tätigkeit erforderlichen Zugriffsrechte erhalten.

8.2 Zugriff nach Erforderlichkeit

Der Zugriff auf Anbieterdaten wird nach dem Need-to-know- und Least-Privilege-Prinzip beschränkt.

Administrative Zugriffe erfolgen nur, soweit sie insbesondere erforderlich sind für:

• Support;
• Störungsbehebung;
• Sicherheitsmaßnahmen;
• Wiederherstellung;
• Umsetzung einer Weisung;
• Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht.

8.3 Fortgeltung

Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt auch nach Beendigung der Tätigkeit und dieses AVV fort.

9. Sicherheit der Verarbeitung

9.1 Allgemeine Verpflichtung

RightSlot trifft unter Berücksichtigung:

• des Stands der Technik;
• der Implementierungskosten;
• von Art, Umfang, Umständen und Zwecken der Verarbeitung;
• der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Risiken

geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.

9.2 TOM-Anlage

Die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Maßnahmen sind in Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen beschrieben.

9.3 Weiterentwicklung

RightSlot darf technische und organisatorische Maßnahmen weiterentwickeln, ersetzen oder anpassen, sofern das vereinbarte Sicherheitsniveau insgesamt nicht wesentlich unterschritten wird.

Wesentliche nachteilige Änderungen werden dem Verantwortlichen vor ihrem Wirksamwerden mitgeteilt, soweit sie nicht aufgrund eines akuten Sicherheitsrisikos unverzüglich erforderlich sind.

9.4 Kein absoluter Sicherheitsnachweis

Die Maßnahmen dienen einer risikoadäquaten Sicherheit. Sie stellen keine Garantie dar, dass Sicherheitsvorfälle unter allen Umständen ausgeschlossen werden können.

10. Unterstützung bei Betroffenenrechten

10.1 Weiterleitung von Anfragen

Erhält RightSlot eine Anfrage einer betroffenen Person, die erkennbar Anbieterdaten betrifft, wird RightSlot:

• den Verantwortlichen ohne unangemessene Verzögerung informieren oder
• die betroffene Person an den Verantwortlichen verweisen,

soweit RightSlot nicht selbst für die betreffende Verarbeitung verantwortlich ist.

10.2 Keine eigenständige Entscheidung

RightSlot beantwortet Anfragen zu Anbieterdaten grundsätzlich nicht eigenständig, sofern der Verantwortliche RightSlot hierzu nicht dokumentiert angewiesen hat oder eine gesetzliche Pflicht besteht.

10.3 Technische Unterstützung

RightSlot unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen bei der Erfüllung von Rechten auf:

• Auskunft;
• Berichtigung;
• Löschung;
• Einschränkung der Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit;
• Widerspruch;
• Information über Datenschutzverletzungen.

Die Unterstützung kann insbesondere durch Such-, Änderungs-, Export-, Sperr- und Löschfunktionen sowie durch angemessene technische Auskünfte erfolgen.

10.4 Identitätsprüfung

Die rechtliche Prüfung der Identität und Berechtigung einer anfragenden Person obliegt grundsätzlich dem Verantwortlichen.

RightSlot darf eine Umsetzung aussetzen, wenn die Weisung keine hinreichend sichere Zuordnung zur betroffenen Person oder zu den betreffenden Daten ermöglicht.

10.5 Kosten

Standardmäßige Unterstützung über vorhandene Plattformfunktionen ist mit der vereinbarten SaaS-Vergütung abgegolten.

Für außergewöhnliche, manuelle oder technisch aufwendige Unterstützungsleistungen darf RightSlot nach vorheriger Abstimmung ein angemessenes Entgelt verlangen, sofern die Anfrage nicht durch einen von RightSlot zu vertretenden Verstoß verursacht wurde.

11. Datenschutzverletzungen

11.1 Meldung an den Verantwortlichen

RightSlot informiert den Verantwortlichen ohne unangemessene Verzögerung, nachdem RightSlot Kenntnis von einer bestätigten Datenschutzverletzung erlangt hat, die Anbieterdaten betrifft.

Eine erste Meldung soll, soweit praktisch möglich, innerhalb von 24 Stunden nach Bestätigung der Betroffenheit von Anbieterdaten erfolgen. Fehlende Informationen können schrittweise nachgereicht werden.

11.2 Inhalt der Meldung

Soweit bekannt, enthält die Meldung insbesondere:

• eine Beschreibung der Art der Datenschutzverletzung;
• die betroffenen Systeme und Datenkategorien;
• die Kategorien und ungefähre Anzahl betroffener Personen;
• die ungefähre Anzahl betroffener Datensätze;
• die wahrscheinlichen Folgen;
• bereits ergriffene oder geplante Gegenmaßnahmen;
• eine Kontaktstelle für Rückfragen.

11.3 Eindämmung und Untersuchung

RightSlot ergreift angemessene Maßnahmen zur:

• Eindämmung;
• Beweissicherung;
• Ursachenanalyse;
• Wiederherstellung;
• Verhinderung einer Wiederholung.

RightSlot hält den Verantwortlichen über wesentliche neue Erkenntnisse informiert.

11.4 Behörden- und Betroffenenmeldungen

Die Entscheidung und Verantwortung für Meldungen nach Art. 33 und 34 DSGVO liegt grundsätzlich beim Verantwortlichen.

RightSlot meldet eine Datenschutzverletzung, die ausschließlich Anbieterdaten betrifft, nicht ohne Abstimmung an eine Aufsichtsbehörde oder betroffene Personen, sofern RightSlot nicht gesetzlich hierzu verpflichtet ist.

11.5 Dokumentation

RightSlot dokumentiert Datenschutzverletzungen im gesetzlich erforderlichen Umfang.

12. Unterstützung bei Sicherheit, Folgenabschätzung und Konsultation

RightSlot unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der verfügbaren Informationen in angemessenem Umfang bei:

• der Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO;
• der Meldung von Datenschutzverletzungen nach Art. 33 DSGVO;
• der Benachrichtigung betroffener Personen nach Art. 34 DSGVO;
• Datenschutz-Folgenabschätzungen nach Art. 35 DSGVO;
• vorherigen Konsultationen nach Art. 36 DSGVO;
• Anfragen zuständiger Datenschutzaufsichtsbehörden.

Der Verantwortliche bleibt für die rechtliche Bewertung und Durchführung dieser Pflichten verantwortlich.

Außergewöhnliche Unterstützungsleistungen können nach Abschnitt 10.5 vergütet werden.

13. Unterauftragsverarbeiter

13.1 Allgemeine Genehmigung

Der Verantwortliche erteilt RightSlot eine allgemeine schriftliche Genehmigung, die in Anlage 3 – Genehmigte Unterauftragsverarbeiter aufgeführten Unterauftragsverarbeiter einzusetzen.

13.2 Gleichwertige Pflichten

RightSlot verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich zu Datenschutzpflichten, die hinsichtlich der relevanten Verarbeitung ein im Wesentlichen gleichwertiges Schutzniveau wie dieser AVV gewährleisten.

13.3 Verantwortung

RightSlot bleibt gegenüber dem Verantwortlichen für die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Pflichten seiner Unterauftragsverarbeiter verantwortlich, soweit gesetzlich vorgesehen.

13.4 Änderungen der Liste

RightSlot informiert den Verantwortlichen grundsätzlich mindestens 30 Kalendertage vor dem geplanten Einsatz eines neuen oder dem Austausch eines bestehenden Unterauftragsverarbeiters.

Die Information kann insbesondere erfolgen:

• per E-Mail;
• über das Provider-Dashboard;
• über eine versionierte Subprozessorenliste.

13.5 Widerspruch

Der Verantwortliche kann innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zugang der Information aus objektiv nachvollziehbaren datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen.

Der Widerspruch muss:

• den betroffenen Unterauftragsverarbeiter bezeichnen;
• die konkreten datenschutzrechtlichen Gründe darlegen;
• rechtzeitig in Textform eingehen.

13.6 Folgen eines Widerspruchs

Die Parteien bemühen sich um eine angemessene Lösung. RightSlot kann insbesondere:

• auf den Einsatz des Unterauftragsverarbeiters für den betroffenen Verantwortlichen verzichten;
• eine wirtschaftlich und technisch zumutbare Alternative anbieten;
• die betroffene Funktion einschränken.

Ist keine zumutbare Lösung möglich, kann jede Partei den von der Änderung betroffenen Leistungsteil oder, wenn eine Teilkündigung nicht sinnvoll ist, den Hauptvertrag zum Zeitpunkt des geplanten Einsatzes kündigen.

13.7 Dringende Änderungen

Ist ein kurzfristiger Austausch aus zwingenden Sicherheits-, Verfügbarkeits- oder Rechtsgründen erforderlich, darf RightSlot die Vorankündigungsfrist verkürzen. RightSlot informiert den Verantwortlichen in diesem Fall ohne unangemessene Verzögerung und ermöglicht einen nachträglichen Widerspruch nach den vorstehenden Grundsätzen.

14. Drittlandtransfers

14.1 Grundsatz

RightSlot verarbeitet Anbieterdaten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums, soweit dies nach der eingesetzten Infrastruktur möglich und vereinbart ist.

14.2 Voraussetzungen

Eine Übermittlung in ein Drittland oder ein Zugriff aus einem Drittland erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 bis 49 DSGVO erfüllt sind.

Als Übermittlungsgrundlage kommen insbesondere in Betracht:

• ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission;
• das EU-US Data Privacy Framework, soweit der konkrete Empfänger wirksam zertifiziert ist und die konkrete Verarbeitung erfasst wird;
• Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO;
• sonstige gesetzlich anerkannte Garantien;
• eine Ausnahme nach Art. 49 DSGVO in einem gesetzlich zulässigen Einzelfall.

14.3 Standardvertragsklauseln

Soweit erforderlich, schließt RightSlot mit Unterauftragsverarbeitern außerhalb des EWR die für das Rollenverhältnis geeigneten Standardvertragsklauseln nach dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 oder einem Nachfolgebeschluss.

Die Standardvertragsklauseln nach dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 für Verantwortliche und Auftragsverarbeiter innerhalb der EU ersetzen keine erforderlichen Garantien für Drittlandtransfers nach Kapitel V DSGVO.

14.4 Transferprüfung und ergänzende Maßnahmen

Soweit erforderlich, bewertet RightSlot gemeinsam mit dem jeweiligen Dienstleister:

• das Recht und die Praxis des Empfängerlands;
• die Art der Daten;
• Zugriffsmöglichkeiten;
• technische und organisatorische Schutzmaßnahmen;
• Verschlüsselungs- und Zugriffskonzepte.

RightSlot trifft angemessene ergänzende Maßnahmen, soweit diese zur Gewährleistung eines im Wesentlichen gleichwertigen Schutzniveaus erforderlich sind.

14.5 Behördenanfragen

Soweit rechtlich zulässig, informiert RightSlot den Verantwortlichen über rechtlich bindende Anfragen von Behörden eines Drittlands, die Anbieterdaten betreffen.

RightSlot beziehungsweise der Unterauftragsverarbeiter prüft solche Anfragen auf Rechtmäßigkeit und Verhältnismäßigkeit und nutzt verfügbare Rechtsbehelfe gegen offensichtlich rechtswidrige oder unverhältnismäßige Anfragen, soweit dies nach den Umständen zumutbar ist.

15. Abgrenzung zu Stripe und sonstigen eigenständig Verantwortlichen

15.1 Stripe

Stripe beziehungsweise die jeweils zuständige Stripe-Gesellschaft verarbeitet wesentliche Zahlungs-, Betrugspräventions-, Identitäts-, KYB-, Geldwäsche- und regulatorische Daten für eigene Zwecke und in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit.

Stripe wird deshalb für diese Kernverarbeitungen nicht als Unterauftragsverarbeiter von RightSlot nach Anlage 3 geführt.

15.2 Zahlungsreferenzen in RightSlot

Soweit RightSlot Zahlungsreferenzen, Checkout-Kennungen, Zahlungsstatus oder begrenzte Transaktionsinformationen zur providerseitigen Buchungsverwaltung nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet, unterliegt diese Verarbeitung diesem AVV.

Die eigenständige Verarbeitung durch Stripe richtet sich nach den zwischen Stripe, dem Anbieter und gegebenenfalls dem Endkunden geltenden Verträgen und Datenschutzhinweisen.

15.3 Weitere Empfänger

Behörden, Gerichte, Banken, Kartennetzwerke und sonstige eigenständig Verantwortliche sind keine Unterauftragsverarbeiter, soweit sie Daten aufgrund eigener gesetzlicher oder vertraglicher Zuständigkeit verarbeiten.

16. Nachweise und Audits

16.1 Informationspflicht

RightSlot stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die angemessen erforderlich sind, um die Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO und diesem AVV nachzuweisen.

16.2 Nachweisformen

RightSlot darf den Nachweis insbesondere erbringen durch:

• aktuelle TOM-Dokumentation;
• Sicherheits- und Datenschutzfragebögen;
• geeignete Zertifikate;
• Berichte unabhängiger Prüfer;
• Penetrationstest- oder Kontrollzusammenfassungen;
• Unterauftragsverarbeiter- und Transferdokumentation;
• interne oder externe Auditberichte, soweit verfügbar und offenlegbar.

Vertrauliche Sicherheitsdetails und Informationen anderer Kunden dürfen geschwärzt oder in geeigneter Zusammenfassung bereitgestellt werden.

16.3 Auditreihenfolge

Der Verantwortliche soll zunächst verfügbare Dokumentationen und Remote-Nachweise prüfen.

Eine weitergehende Prüfung oder Vor-Ort-Inspektion kann verlangt werden, wenn:

• die bereitgestellten Nachweise zur berechtigten Prüfung nicht ausreichen;
• konkrete Anhaltspunkte für einen erheblichen Verstoß bestehen;
• eine Datenschutzverletzung dies erfordert;
• eine zuständige Aufsichtsbehörde dies verlangt.

16.4 Durchführung

Audits erfolgen:

• während üblicher Geschäftszeiten;
• mit grundsätzlich mindestens 30 Kalendertagen Vorankündigung;
• unter Wahrung von Vertraulichkeit und Geschäftsgeheimnissen;
• ohne unangemessene Beeinträchtigung des Betriebs;
• durch fachkundige und unabhängige Prüfer.

Die Vorankündigungsfrist gilt nicht bei dringenden Prüfungen aufgrund eines Sicherheitsvorfalls oder einer behördlichen Anordnung.

16.5 Häufigkeit und Kosten

Ohne besonderen Anlass ist grundsätzlich höchstens ein Audit pro Kalenderjahr zulässig.

Der Verantwortliche trägt seine eigenen Auditkosten und den angemessenen Zusatzaufwand von RightSlot, soweit das Audit keinen erheblichen, von RightSlot zu vertretenden Verstoß nachweist.

16.6 Aufsichtsbehörden

Rechte und Befugnisse zuständiger Datenschutzaufsichtsbehörden werden durch diese Regelungen nicht eingeschränkt.

17. Rückgabe und Löschung

17.1 Wahlrecht

Nach Ende der Auftragsverarbeitung löscht oder gibt RightSlot die Anbieterdaten nach Wahl beziehungsweise dokumentierter Weisung des Verantwortlichen zurück, soweit keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Speicherung besteht.

17.2 Standardverfahren

Ohne abweichende Weisung gilt das in Anlage 5 – Rückgabe- und Löschkonzept beschriebene Standardverfahren.

17.3 Export

Der Verantwortliche ist verpflichtet, erforderliche Exporte rechtzeitig vorzunehmen.

Soweit kein wichtiger Sicherheits-, Missbrauchs- oder Rechtsgrund entgegensteht, stellt RightSlot nach Vertragsende für bis zu 30 Kalendertage:

• einen eingeschränkten Read-only- oder Exportzugang oder
• einen technisch verfügbaren Standardexport

bereit.

17.4 Aktive Systeme

Nach Ablauf der Exportphase löscht oder anonymisiert RightSlot Anbieterdaten in aktiven Produktivsystemen grundsätzlich innerhalb von 30 Kalendertagen, sofern keine abweichende dokumentierte Weisung oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

17.5 Sicherungskopien

Anbieterdaten in Sicherungskopien werden innerhalb des dokumentierten Rotationszyklus gelöscht oder überschrieben, spätestens grundsätzlich innerhalb von 90 Kalendertagen nach Löschung aus den aktiven Systemen.

Bis zur Überschreibung:

• bleiben die Daten gegen produktive Nutzung gesperrt;
• werden sie nur für Wiederherstellungs- und Sicherheitszwecke verarbeitet;
• gelten die Schutzpflichten dieses AVV fort.

17.6 Gesetzliche Aufbewahrung

Muss RightSlot Daten gesetzlich speichern, werden diese nur für den gesetzlich erforderlichen Zweck verarbeitet, soweit möglich gesperrt und nach Ablauf der Pflicht gelöscht.

17.7 Löschbestätigung

RightSlot bestätigt dem Verantwortlichen auf begründete Anfrage die vertragsgemäße Löschung. Die Bestätigung kann sich auf die Umsetzung des standardisierten Löschverfahrens beziehen.

18. Datenportabilität und technische Formate

Soweit im gebuchten Tarif verfügbar, stellt RightSlot Anbieterdaten in einem technisch gängigen strukturierten Format bereit.

RightSlot schuldet keine:

• individuell entwickelte Exportstruktur;
• vollständige technische Kompatibilität mit einem Drittsystem;
• Rekonstruktion gelöschter Daten;
• Wiederherstellung einzelner Daten aus rotierenden Backups,

soweit dies nicht ausdrücklich vereinbart oder gesetzlich erforderlich ist.

19. Verzeichnis und Zusammenarbeit mit Behörden

RightSlot führt die nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO erforderlichen Aufzeichnungen über Kategorien von Verarbeitungstätigkeiten.

RightSlot arbeitet im gesetzlich erforderlichen Umfang mit zuständigen Aufsichtsbehörden zusammen und informiert den Verantwortlichen über Anfragen, die dessen Anbieterdaten betreffen, soweit dies rechtlich zulässig ist.

20. Haftung

20.1 Gesetzliche Haftung

Die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO und sonstige zwingende gesetzliche Haftung werden durch diesen AVV nicht eingeschränkt.

20.2 Innenverhältnis

Im Innenverhältnis haften die Parteien entsprechend ihrem jeweiligen Verantwortungs-, Verursachungs- und Verschuldensbeitrag.

Hat eine Partei eine Geldbuße, einen Schadenersatz oder angemessene Rechtsverteidigungskosten überwiegend aufgrund eines von der anderen Partei zu vertretenden Verstoßes getragen, kann sie im gesetzlich zulässigen Umfang Ausgleich verlangen.

20.3 Hauptvertrag

Im Übrigen gelten die Haftungsregelungen des Hauptvertrags, soweit sie mit zwingendem Datenschutzrecht vereinbar sind.

21. Kosten

Die Standardleistungen nach diesem AVV sind mit der vereinbarten SaaS-Vergütung abgegolten.

RightSlot darf nach vorheriger Mitteilung ein angemessenes Entgelt verlangen für:

• außergewöhnliche manuelle Weisungen;
• umfangreiche individuelle Exporte;
• wiederholte oder unverhältnismäßige Unterstützung;
• Audits ohne nachgewiesenen Verstoß;
• migrations- oder integrationsspezifische Sonderleistungen.

Kein zusätzliches Entgelt wird verlangt, soweit die Leistung aufgrund eines von RightSlot zu vertretenden Verstoßes erforderlich ist.

22. Beendigung des AVV

Dieser AVV endet mit vollständiger Beendigung der Auftragsverarbeitung nach Abschnitt 4.3.

Rechte und Pflichten, die ihrem Zweck nach fortgelten müssen, bleiben bestehen. Dies betrifft insbesondere:

• Vertraulichkeit;
• Sicherheit;
• Rückgabe und Löschung;
• Nachweise;
• Haftung;
• Drittlandgarantien für noch gespeicherte Daten.

23. Änderungen des AVV

23.1 Erforderliche Änderungen

RightSlot darf diesen AVV ändern, wenn dies erforderlich ist aufgrund:

• einer Gesetzesänderung;
• einer verbindlichen Behörden- oder Gerichtsentscheidung;
• neuer Standardvertragsklauseln;
• einer Änderung der Plattformarchitektur oder Unterauftragsverarbeiter;
• einer Verbesserung der Datenschutz- oder Sicherheitsregelungen.

23.2 Mitteilung

Wesentliche Änderungen werden grundsätzlich mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform angekündigt.

Kürzere Fristen sind zulässig, wenn zwingendes Recht oder ein akutes Sicherheitsrisiko dies erfordert.

23.3 Keine Absenkung des Schutzes

Eine Änderung darf das gesetzlich erforderliche Datenschutzniveau nicht unterschreiten.

23.4 Widerspruch

Verschlechtert eine Änderung die datenschutzrechtliche Position des Verantwortlichen wesentlich, kann der Verantwortliche bis zum Inkrafttreten widersprechen und den betroffenen Dienst kündigen.

Die Regelungen zu Änderungen von Unterauftragsverarbeitern in Abschnitt 13 bleiben unberührt.

24. Schlussbestimmungen

24.1 Elektronische Form

Dieser AVV kann elektronisch abgeschlossen und gespeichert werden.

24.2 Rechtswahl

Für diesen AVV gilt das im Hauptvertrag vereinbarte Recht, soweit dadurch zwingendes Datenschutzrecht der Europäischen Union und anwendbarer Mitgliedstaaten nicht eingeschränkt wird.

24.3 Gerichtsstand

Es gilt der im Hauptvertrag wirksam vereinbarte Gerichtsstand. Zuständigkeiten von Datenschutzaufsichtsbehörden und zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.

24.4 Teilunwirksamkeit

Sollte eine Bestimmung dieses AVV ganz oder teilweise unwirksam sein, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam.

An die Stelle der unwirksamen Regelung tritt die gesetzliche Regelung. Soweit zulässig, werden die Parteien eine wirksame Regelung vereinbaren, die dem datenschutzrechtlichen und wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommt.

24.5 Überschriften

Überschriften dienen nur der Übersicht und beeinflussen die Auslegung nicht.

Anlage 1 – Beschreibung der Auftragsverarbeitung

1. Gegenstand

Bereitstellung und Betrieb der RightSlot-SaaS-Plattform für den Verantwortlichen, insbesondere für:

• öffentliche Provider-Storefronts;
• Termin- und Buchungsverwaltung;
• E-Mail-Verifikation;
• Buchungsbestätigungen und Statuskommunikation;
• Stornierungs- und Zugriffsprozesse;
• Leistungs-, Mitarbeiter-, Team- und Ressourcenverwaltung;
• Verfügbarkeits- und Kalenderfunktionen;
• providerseitige Kundenkommunikation;
• technische Einbindung von Online-Zahlungen;
• Verarbeitung begrenzter Zahlungsreferenz- und Statusdaten;
• Datenexport;
• Support, Fehlerbehebung, Sicherung und Wiederherstellung.

2. Art der Verarbeitung

Die Verarbeitung kann insbesondere umfassen:

• Erheben;
• Erfassen;
• Ordnen;
• Strukturieren;
• Speichern;
• Anpassen;
• Abfragen;
• Anzeigen;
• Übermitteln;
• Bereitstellen;
• Abgleichen;
• Einschränken;
• Exportieren;
• Löschen;
• Anonymisieren;
• Sichern und Wiederherstellen.

3. Zweck

Zweck ist die technische Ermöglichung und Verwaltung der vom Verantwortlichen angebotenen Dienstleistungen und seiner Vertragsbeziehungen zu Endkunden sowie die Verwaltung seiner Team- und Betriebsressourcen.

4. Dauer

Für die Laufzeit des Hauptvertrags einschließlich Export-, Rückgabe-, Lösch- und Backup-Nachlauf nach diesem AVV.

5. Kategorien betroffener Personen

• Interessenten und Besucher einer Provider-Storefront;
• buchende Endkunden;
• Personen, für die ein Endkunde eine Buchung vornimmt;
• ehemalige Endkunden mit gespeicherter Buchungshistorie;
• Mitarbeiter des Verantwortlichen;
• freie Mitarbeiter und Subunternehmer;
• Teammitglieder und Ressourcenverantwortliche;
• sonstige berechtigte Tenant-Nutzer;
• Ansprechpartner von Geschäftskunden, soweit diese über RightSlot buchen;
• Personen, die über providerbezogene Kommunikationsfunktionen kontaktiert werden.

6. Kategorien personenbezogener Daten

6.1 Identifikations- und Kontaktdaten

• Vor- und Nachname;
• E-Mail-Adresse;
• gegebenenfalls dienstliche Telefonnummer;
• Buchungs- oder Kundenkennung;
• bevorzugte Sprache.

6.2 Buchungs- und Vertragsdaten

• Anbieter;
• gebuchte Leistung und Leistungsvariante;
• Datum, Uhrzeit und Dauer;
• Standort beziehungsweise Leistungsform;
• Buchungsstatus;
• Stornierungs-, Ablauf- und No-Show-Status;
• Buchungshistorie;
• providerseitige zulässige Bemerkungen;
• Kundenkommunikation im Rahmen der Buchung.

6.3 Verifikations- und Kommunikationsdaten

• E-Mail-Verifikationsstatus;
• Versand- und Zustellstatus transaktionaler Nachrichten;
• Zeitpunkte technischer Statusänderungen;
• sichere Buchungs- und Aktionsreferenzen;
• Sprach- und Vorlagenauswahl.

6.4 Mitarbeiter-, Team- und Ressourcendaten

• Name;
• dienstliche Kontaktdaten;
• Tenant-Rolle und Berechtigungen;
• zugeordnete Leistungen;
• Verfügbarkeiten;
• Arbeits- und Abwesenheitszeiten;
• Ressourcen- und Buchungszuordnungen;
• Profil- oder Teambild, soweit vom Verantwortlichen veröffentlicht.

6.5 Technische Daten im Auftragskontext

• technische Tenant- und Datensatzkennungen;
• Zeitstempel;
• Status- und Verarbeitungshistorie;
• begrenzte Sitzungs- und Zugriffsinformationen, soweit sie der providerseitigen Funktion dienen;
• Datei- und Upload-Metadaten;
• technische Fehlerdaten mit Bezug zur Auftragsverarbeitung.

6.6 Zahlungsreferenzdaten

• Stripe-Checkout- oder Payment-Referenz;
• Zahlungsstatus;
• Betrag und Währung;
• Erstattungs- oder Chargeback-Status, soweit an RightSlot übermittelt;
• keine vollständigen Zahlungskartendaten.

7. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Die planmäßige Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO ist nicht vereinbart und vertraglich untersagt.

Insbesondere dürfen keine Gesundheits-, Diagnose-, Behandlungs-, genetischen oder biometrischen Daten und keine sonstigen Art.-9-Daten in RightSlot eingegeben werden.

Werden solche Daten entgegen dem Vertrag eingegeben, gelten die Incident-, Sperr- und Löschregelungen des Hauptvertrags und dieses AVV.

8. Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten

Die planmäßige Verarbeitung von Daten nach Art. 10 DSGVO ist nicht vereinbart und nicht zulässig, sofern keine ausdrückliche schriftliche Zusatzvereinbarung und tragfähige gesetzliche Grundlage besteht.

9. Frequenz

Kontinuierlich beziehungsweise ereignisbezogen während der Nutzung der Plattform.

10. Verarbeitungsorte

• primäre App-, Datenbank- und Backup-Verarbeitung auf vertraglich ausgewählter Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union;
• Cloudflare-R2- und CDN-Verarbeitung nach den konfigurierten Datenlokalisierungs- und Sicherheitsoptionen;
• transaktionale E-Mail-Verarbeitung über Google Workspace und dessen vertraglich eingebundene Infrastruktur;
• etwaige Drittlandzugriffe nur nach Abschnitt 14 dieses AVV.

Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen

1. Datenschutz- und Sicherheitsorganisation

RightSlot unterhält eine risikobasierte Datenschutz- und Sicherheitsorganisation mit:

• zugewiesenen Verantwortlichkeiten;
• dokumentierten Sicherheits- und Betriebsprozessen;
• geregeltem Incident-Management;
• geregeltem Zugriff auf Produktionssysteme;
• regelmäßiger Überprüfung wesentlicher Kontrollen;
• Einbindung datenschutzrechtlicher Anforderungen in Entwicklung und Betrieb.

RightSlot behauptet mit diesem AVV keine bestimmte Zertifizierung, sofern eine solche nicht gesondert nachgewiesen wird.

2. Vertraulichkeit und Personal

• Verpflichtung berechtigter Personen auf Vertraulichkeit;
• rollenbezogene Unterweisung;
• Zugriff nur nach Aufgabenbedarf;
• Entzug nicht mehr erforderlicher Berechtigungen;
• geregelte administrative Verantwortlichkeiten;
• Vermeidung gemeinsam genutzter privilegierter Accounts.

3. Physische Sicherheit

Die physische Sicherheit der Rechenzentrumsinfrastruktur wird durch die eingesetzten Infrastrukturprovider gewährleistet.

Hierzu gehören je nach Standort und Dienst insbesondere:

• kontrollierte Rechenzentrumszutritte;
• Besuchermanagement;
• Video- und Sicherheitsüberwachung;
• Schutz vor Brand, Stromausfall und Umwelteinwirkungen;
• redundante Strom- und Klimaversorgung;
• gesicherte Entsorgung und Wiederverwendung von Datenträgern.

4. Zugangs- und Authentifizierungsschutz

• individuelle Nutzerkonten;
• sichere Authentifizierungsverfahren;
• Schutz privilegierter Administrationszugänge durch Mehrfaktor-Authentifizierung, soweit technisch unterstützt;
• zeitlich begrenzte Sitzungen und Tokens;
• sichere Cookie- und Session-Konfiguration;
• Rate-Limiting und Schutz gegen automatisierten Missbrauch;
• Widerruf kompromittierter Sitzungen und Zugangsdaten.

5. Zugriffskontrolle

• rollenbasiertes Berechtigungskonzept;
• Least-Privilege- und Need-to-know-Prinzip;
• getrennte Rollen für Provider Owner, Administratoren, Mitarbeiter und Plattformadministration;
• regelmäßige Überprüfung privilegierter Zugänge;
• administrative Produktionszugriffe nur für dokumentierte betriebliche Zwecke;
• Protokollierung sicherheitsrelevanter administrativer Aktivitäten, soweit angemessen.

6. Mandantentrennung

• logische Trennung von Tenant-Daten;
• tenantbezogene Autorisierungsprüfungen;
• serverseitige Zugriffskontrollen;
• keine alleinige Vertrauensstellung in clientseitige Parameter;
• Tests und Kontrollen für tenantbezogene Datenzugriffe;
• Beschränkung von Export-, Änderungs- und Löschfunktionen auf berechtigte Rollen.

7. Verschlüsselung und Übertragungssicherheit

• verschlüsselte Datenübertragung über aktuelle TLS-Verfahren;
• HTTPS für öffentliche und administrative Plattformzugriffe;
• verschlüsselte Verbindungen zu unterstützten Infrastruktur- und Datenbankdiensten;
• Schutz von Zugangsdaten, Tokens und Secrets;
• keine Speicherung vollständiger Zahlungskartendaten in RightSlot;
• Verschlüsselung von Sicherungskopien und Speichermedien, soweit im jeweiligen Dienst technisch vorgesehen und kontrollierbar.

8. Secret- und Schlüsselmanagement

• Secrets werden nicht absichtlich im Quellcode gespeichert;
• getrennte Konfigurationen für Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen;
• beschränkter Zugriff auf Produktions-Secrets;
• Rotation bei Kompromittierung oder erhöhtem Risiko;
• sichere Übergabe und Speicherung von Zugangsdaten;
• Vermeidung der Offenlegung von Secrets in Logs und Fehlermeldungen.

9. Anwendungssicherheit und sichere Entwicklung

• versionierte Quellcodeverwaltung;
• Review wesentlicher Änderungen;
• automatisierte Typ-, Qualitäts- und Sicherheitstests, soweit anwendbar;
• Abhängigkeits- und Schwachstellenmanagement;
• kontrollierte Deployment-Prozesse;
• Trennung von Entwicklungs-, Test- und Produktionskontexten;
• sicherheitsbezogene Fehlerbehandlung;
• Eingabevalidierung und serverseitige Autorisierung;
• Schutz gegen verbreitete Webangriffe nach risikobasierter Bewertung.

10. Protokollierung und Überwachung

• technische Server-, Fehler- und Sicherheitsprotokolle;
• minimierte Protokollierung personenbezogener Inhalte;
• Schutz der Logs vor unbefugter Veränderung und Zugriff;
• begrenzte Aufbewahrung technischer Logs, grundsätzlich höchstens sieben Tage, sofern kein konkreter Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung erfordert;
• Überwachung wesentlicher Betriebs- und Sicherheitszustände;
• Alarmierung bei kritischen Fehlern oder Sicherheitsereignissen, soweit technisch eingerichtet.

Sicherheitslogs, die RightSlot für eigene Plattform- und Rechtszwecke verarbeitet, können außerhalb dieses AVV in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet werden.

11. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• regelmäßige Sicherung kritischer Produktivdaten;
• verschlüsselte oder anderweitig angemessen geschützte Backups;
• getrennte Speicherung von Produktivsystem und Sicherungskopien;
• Wiederherstellungsverfahren;
• Überwachung von Kapazität und Systemzustand;
• Schutz vor missbräuchlicher Last und bekannten Angriffsmustern;
• kontrollierte Wartungs- und Notfallmaßnahmen;
• risikobasierte Business-Continuity- und Disaster-Recovery-Prozesse.

12. Backup und Wiederherstellung

• automatisierte oder regelmäßig ausgelöste Sicherung relevanter Daten;
• definierte Aufbewahrungs- und Rotationszyklen;
• Zugriff auf Backups nur für berechtigte Personen;
• Nutzung von Backups nur für Wiederherstellung, Integrität und Notfallbetrieb;
• regelmäßige Prüfung der Wiederherstellbarkeit in angemessenem Umfang;
• Löschung beziehungsweise Überschreibung nach Anlage 5.

13. Upload- und Dateisicherheit

• Beschränkung zulässiger Dateitypen und Dateigrößen;
• serverseitige Prüfung von Upload-Metadaten;
• sichere, zeitlich begrenzte Upload-Verfahren;
• nicht öffentliche Speicherung von Dokumenten, soweit keine Veröffentlichung bestimmt ist;
• kontrollierte Freigabe und Auslieferung;
• Malware-Prüfung für dafür vorgesehene Dokument- und Uploadklassen, soweit technisch aktiviert;
• Beschränkung öffentlicher Medien auf die vom Verantwortlichen zur Veröffentlichung vorgesehenen Inhalte;
• Moderations- und Takedown-Möglichkeiten bei konkreten Rechts- oder Sicherheitsrisiken.

14. Datenminimierung und Datenschutz durch Technikgestaltung

• Erhebung nur der für die jeweilige Funktion erforderlichen Pflichtdaten;
• Trennung optionaler und erforderlicher Felder;
• keine planmäßige Erhebung von Art.-9-Daten;
• keine vollständige Speicherung von Kreditkartendaten;
• begrenzte Zahlungsstatus- und Referenzdaten;
• datensparsame Standardkonfigurationen;
• sichere Legal-Acceptance- und Buchungsreferenzen ohne unnötige Inhaltsprotokollierung.

15. Löschung und Einschränkung

• tenantbezogene Lösch- und Exportfunktionen;
• dokumentierte Löschprozesse;
• rollenbeschränkte Ausführung;
• Umgang mit Backups nach Anlage 5;
• Sperrung beziehungsweise Einschränkung, wenn eine sofortige Löschung rechtlich oder technisch nicht möglich ist;
• Löschung bei Unterauftragsverarbeitern nach deren vertraglichen Löschprozessen.

16. Incident-Management

• definierter Melde- und Eskalationsweg;
• technische und organisatorische Eindämmung;
• Ursachenanalyse;
• Beweissicherung;
• Wiederherstellung;
• Dokumentation;
• Kommunikation mit betroffenen Verantwortlichen;
• Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen.

17. Unterauftragsverarbeiter-Management

• datenschutzrechtliche Prüfung vor Einsatz;
• Abschluss geeigneter Auftragsverarbeitungsvereinbarungen;
• Prüfung von Sicherheits- und Transfergarantien;
• Pflege einer aktuellen Liste;
• geregelte Änderungsinformation;
• Berücksichtigung von Lösch-, Incident- und Auditpflichten.

18. Regelmäßige Überprüfung

RightSlot überprüft die Angemessenheit wesentlicher Maßnahmen regelmäßig sowie anlassbezogen, insbesondere nach:

• wesentlichen Architekturänderungen;
• erheblichen Sicherheitsvorfällen;
• neuen gesetzlichen Anforderungen;
• Einführung neuer Verarbeitungskategorien;
• wesentlichen Änderungen von Unterauftragsverarbeitern.

Anlage 3 – Genehmigte Unterauftragsverarbeiter

Die folgende Liste gilt zum Stand dieser AVV-Version für Verarbeitungen, die RightSlot im Auftrag des Verantwortlichen durchführt.

Hinweise zur Liste

1. Stripe ist für seine wesentlichen Zahlungs-, KYB-, Betrugspräventions- und regulatorischen Verarbeitungen eigenständig Verantwortlicher und wird insoweit nicht als Unterauftragsverarbeiter in dieser Liste geführt.
2. Das selbst gehostete Plausible Analytics läuft auf der Hetzner-Infrastruktur und wird für eigene Analysezwecke von RightSlot eingesetzt. Diese Verarbeitung ist nicht Teil der providerseitigen Auftragsverarbeitung.
3. Selbst betriebene Softwarekomponenten, Bibliotheken und Malware-Scanner ohne externen Datenempfänger sind keine gesonderten Unterauftragsverarbeiter.
4. Soweit Cloudflare oder Google weitere Unterauftragsverarbeiter einsetzen, gelten deren vertragliche DPA- und Subprozessorenregelungen; RightSlot bleibt nach Abschnitt 13 verantwortlich.

Anlage 4 – Kontaktstellen und Weisungsberechtigte

1. Kontaktstellen von RightSlot

Datenschutz und AVV

data-protection@autoflowrobotics.com

Zu verwenden insbesondere für:

• Datenschutzanfragen;
• Weisungen außerhalb der Standardfunktionen;
• Betroffenenanfragen;
• Audit- und Nachweisanfragen;
• Fragen zu Unterauftragsverarbeitern;
• Datenschutz-Folgenabschätzungen.

Sicherheits- und Incident-Meldungen

data-protection@autoflowrobotics.com

Der Betreff soll nach Möglichkeit beginnen mit:

„URGENT – RightSlot Security Incident“

Zusätzlich kann der allgemeine Kontakt info@autoflowrobotics.com verwendet werden.

2. Kontaktstellen des Verantwortlichen

Als Kontakte des Verantwortlichen gelten die im Anbieter-Account hinterlegten:

• Owner- und Administrator-E-Mail-Adressen;
• Datenschutz- oder Sicherheitskontakte;
• geschäftlichen Kontaktdaten.

Der Verantwortliche muss diese Angaben aktuell halten.

3. Weisungsberechtigte Rollen

Standardmäßig weisungsberechtigt sind:

• Provider Owner;
• ausdrücklich bevollmächtigte Provider-Administratoren;
• eine vom Owner in Textform benannte Datenschutz- oder Sicherheitskontaktperson.

Mitarbeiterrollen ohne entsprechende Administratorberechtigung dürfen keine rechtsverbindlichen Weisungen außerhalb ihrer freigeschalteten Plattformfunktionen erteilen.

4. Meldung von RightSlot an den Verantwortlichen

RightSlot darf datenschutzrechtlich relevante Mitteilungen senden an:

• die hinterlegte Owner-Adresse;
• den hinterlegten Datenschutzkontakt;
• einen im Dashboard bestimmten Sicherheitskontakt;
• die zuletzt schriftlich mitgeteilte Kontaktadresse.

Eine Mitteilung gilt als zugegangen, wenn sie an eine aktuelle, vom Verantwortlichen hinterlegte Adresse versandt wurde, soweit kein nachgewiesener technischer Zustellfehler vorliegt.

Anlage 5 – Rückgabe- und Löschkonzept

1. Grundprinzipien

• Der Verantwortliche bestimmt die fachlich erforderlichen Aufbewahrungsfristen seiner Anbieterdaten.
• RightSlot stellt technische Lösch-, Export- und Einschränkungsfunktionen im vereinbarten Umfang bereit.
• Daten werden nicht länger als für die vereinbarten Zwecke, dokumentierten Weisungen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich gespeichert.
• Eigene gesetzliche Verarbeitungen von RightSlot sind von der Auftragsverarbeitung getrennt.

2. Löschung während der Vertragslaufzeit

Der Verantwortliche kann Anbieterdaten über verfügbare Funktionen löschen oder eine dokumentierte Löschweisung erteilen.

RightSlot darf eine Löschung vorübergehend aussetzen, wenn:

• die Identität oder Weisungsberechtigung nicht sicher festgestellt ist;
• die Weisung widersprüchlich oder rechtswidrig erscheint;
• eine aktive Datenschutzverletzung untersucht wird;
• zwingende gesetzliche Pflichten entgegenstehen;
• die Löschung die Rechte anderer betroffener Personen unzulässig beeinträchtigen würde.

3. Einzelne Betroffenenanfragen

Bei einer wirksamen Weisung zur Löschung oder Berichtigung einzelner Datensätze wird die Änderung in den aktiven Systemen grundsätzlich ohne unangemessene Verzögerung umgesetzt.

Technisch bedingte Replikate, Caches oder Suchindizes werden im gewöhnlichen Synchronisations- und Löschzyklus angepasst.

4. Vertragsende

4.1 Exportphase

Nach ordentlichem Vertragsende besteht, soweit kein wichtiger Grund entgegensteht, für bis zu 30 Kalendertage:

• ein eingeschränkter Read-only-/Exportzugang oder
• die Möglichkeit eines Standardexports auf Anfrage.

4.2 Produktivdaten

Nach Ablauf der Exportphase werden Anbieterdaten in aktiven Produktivsystemen grundsätzlich innerhalb von weiteren 30 Kalendertagen gelöscht oder wirksam anonymisiert.

4.3 Öffentliche Storefront

Die öffentliche Storefront und öffentlich zugängliche Anbieterinhalte können mit Vertragsende oder bereits bei einer Sperrung deaktiviert werden.

Technische CDN-Caches werden nach Löschung oder Purge im gewöhnlichen Cache-Zyklus ungültig und nicht bewusst weiter öffentlich bereitgestellt.

4.4 R2-Dateien

Providerbezogene Medien und Dateien werden aus dem aktiven Object Storage entsprechend der Löschweisung beziehungsweise nach Ablauf der Nachlaufphase entfernt.

Technische Metadaten und Cachekopien werden nach den anwendbaren Speicher- und Cachezyklen gelöscht.

5. Sicherungskopien

• Sicherungskopien folgen einem rotierenden Aufbewahrungszyklus.
• Gelöschte Produktivdaten werden spätestens innerhalb von 90 Kalendertagen aus den regulären Sicherungskopien überschrieben oder gelöscht.
• Backups werden nicht für gewöhnliche operative Verarbeitung verwendet.
• Bei einer Wiederherstellung werden zwischenzeitlich gelöschte Daten erneut anhand der verfügbaren Löschinformationen bereinigt, soweit technisch erforderlich und möglich.
• Ein Anspruch auf Wiederherstellung einzelner gelöschter Datensätze aus Backups besteht nicht.

6. Technische Logs

Auftragsbezogene technische Logs werden grundsätzlich höchstens sieben Tage gespeichert, sofern:

• kein konkreter Sicherheitsvorfall;
• keine Fehleranalyse;
• keine Beweissicherung;
• keine gesetzliche Pflicht

eine längere Aufbewahrung erforderlich macht.

Sicherheits- und Rechtsprotokolle, die RightSlot in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet, richten sich nach der RightSlot-Datenschutzerklärung und dem internen Retention-Konzept.

7. Transaktionale E-Mails

Transaktionale E-Mail-Inhalte und Zustellmetadaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für:

• Versand;
• Zustellkontrolle;
• Fehlerbehebung;
• Buchungsnachweis;
• dokumentierte Weisungen

erforderlich ist.

Die Löschung bei Google erfolgt nach den Google-Workspace-Konfigurationen, Weisungen und vertraglichen Löschprozessen.

8. Gesetzliche Ausnahmen

Daten, die RightSlot aufgrund einer eigenen gesetzlichen Pflicht oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen weiter speichern muss, werden:

• von der gewöhnlichen Nutzung getrennt;
• nur für den betreffenden Zweck verarbeitet;
• zugriffsbeschränkt;
• nach Wegfall des Zwecks gelöscht.

Soweit RightSlot für diese Speicherung selbst Verantwortlicher ist, fällt sie nicht mehr unter die Weisungsbefugnis des Verantwortlichen.

9. Unterauftragsverarbeiter

RightSlot stellt vertraglich sicher, dass Unterauftragsverarbeiter Anbieterdaten nach Ende ihrer Leistung löschen oder zurückgeben, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht.

10. Löschbestätigung

Auf begründete Anfrage bestätigt RightSlot die Durchführung des standardisierten Löschverfahrens.

Die Bestätigung kann insbesondere enthalten:

• Datum der Löschung aus aktiven Systemen;
• voraussichtliches Ende des Backup-Rotationszyklus;
• Hinweis auf gesetzlich gesperrte Restdaten;
• Hinweis auf noch laufende technische Cachezyklen.

Elektronischer Abschluss

Dieser AVV wird Bestandteil des Hauptvertrags, wenn der Anbieter:

• die B2B-Anbieterbedingungen einschließlich des Verweises auf diesen AVV elektronisch akzeptiert;
• die vollständige AVV-Version vor Vertragsschluss abrufen und speichern konnte; und
• RightSlot die Annahme und Dokumentversion elektronisch protokolliert.

Eine gesonderte handschriftliche Unterschrift ist nicht erforderlich, soweit zwingendes Recht keine strengere Form verlangt.

Ende des Auftragsverarbeitungsvertrags